作成日：2018年5月20日 更新日：2022年2月21日
「話がわかりにくい」と言われたり、業務説明や意見を伝えることにニガテ意識を持たれている方、結構多いようです。しかし、面接や仕事上でどうしても説明せざるを得ない状況におかれることは多々ありますし、面接において説明することといえば経歴説明は必須ですよね。どのように話せば、相手に伝わりやすいのでしょうか。
「職務経歴や経験業務は、何をどこから話せば良いの？」
面接準備に入ったときに、求職者の方からよく聞かれる質問です。
「面接のときに、『経歴を説明してください』や『どんな業務を担当しているのですか？』という質問に対して、どこから話し始めれば良いのかわかりません。」
説明ができないわけではないのですが、どこから話し始めれば良いのか、どう言えば良いのかわからず、思い悩んでしまい話し始めるまでに時間がかかってしまう人もいます。また、状況などを説明する際に時系列に順序良く話すことができず、理解しづらい状況説明になってします人もいます。
そのような様子を見て企業側は、「自分のやっていることもうまく説明できないなんて、日ごろの仕事はきちんと出来ているのだろうか？」と心配になることもあるのです。
会社の概要から話しましょう
まずは、あなたの会社がどんな会社なのか概要を説明しましょう。
- 何をしている（つくっている）会社か
- どんな業界（場所）で何のために必要なものか
規模が大きく、事業が多岐にわたる企業に勤めている方は、ご自分の所属する事業所や部署の担当製品にフォーカスして説明するとスッキリ話せて良いでしょう。
そして担当する業務について説明しましょう
会社の概要を伝えたら、次はあなたの所属する部署について説明します。全体的な業務フローを話します。
- どのような状態（タイミング）で業務に着手するのか
- どの工程を担っている部署なのか
- そのなかでご自分はどのような役割なのか
- とくにメインで担当していることや作業割合が大きいのはどのようなことか
自己PRも兼ねた説明を付け加えるならば、担当している業務のなかでも「自信をもってできること」「得意としていること」「好きなこと」はどのようなことか話せるようにしておくと良いでしょう。
転職歴のある人は各社ごとに説明できるようにしましょう
現職についてだけでなく前職についても同様に、その会社の概要と当時ご自分が担当した業務について説明できるようにしましょう。
説明は客観的に
話を聞いている相手に、わかるように伝えるのが「説明」です。「
話を聞いている相手に、わかるように伝えるのが「説明」です。相手が理解できるように説明ができているか確認する方法としては、「客観的な視点で説明する」ことを考えながら構成するのもひとつです。
「（応募している企業に）ウケそうな話だけにしよう」とか、「ポジティブな内容だけをかいつまんで簡潔に話そう」などと、相手が知りたいことや理解したいことをイメージせず、主観的な考えで話す内容を取捨選択することは、聞く側の誤解を招く可能性もあります。
常に、ゼロベースの相手に理解してもらえるように話すことを心がけましょう。
繰り返し話すことで上達する
同じ内容の説明を何度か繰り返し話していくと、どのあたりが伝わりにくいのか気付いたり、別の言い回しを思いついたりして徐々にうまくなっていきます。練習の場を設け、回数を重ねて話してみてることをおすすめします。
当社ではご希望に応じて、回数制限なく模擬面接を実施しています。
伝わりやすい説明をするためのポイント
- 説明したいことの大枠（概要）から話す
- 端折らず順序立てて相手が理解できるよう話す
- 内容が主観的にならないよう話す
- 同じ内容を繰り返し話してみる