散らかった内容のメールを受け取ったことありませんか？

社内外を問わず、なんとも要領を得ないメールを受け取ったことありませんか？「で、何が言いたい（聞きたい）の？」って返信したくなるような、「こういう事を希望されているのですよね？」とまとめてあげたくなるような。

このような、要領を得ないと感じるメールの特徴として

  • やたらと長文または極端に短文
  • 主語がない
  • 質問と報告など、異なる性質のものが一文に混在している
  • 自分の伝えたいことだけで内容が一方的

といったことが挙げられると思います。

転職活動においても、私たちエージェントとのやりとりでメールを多用されている方も多いと思います。なかには「仕事上でのメールもこのような内容なのかな･･･？」「転職先の企業にメールを送る際には注意するようアドバイスしたほうが良いかな･･･？」と思うようなこともあります。

受け取った相手の目線でメールしていますか？

一日に多数のメール対応をしなければならない場面では、とにかく短時間で要点をまとめたメール作文をこころがけているのではないでしょうか。

極力シンプルな内容で送るようにするのは良いこころがけだと思います。しかし、シンプルすぎると自分の言いたいことだけをら一方的な内容と受け取られてしまうこともあります。ビジネスメールであればなおのこと、受け取る相手側のことを考慮した文面をこころがけたいものです。

伝わりやすいメールを作るポイント

数字でわかりやすく

伝えたい用件が複数ある場合は、用件数を数字で記すと良いと思います。「質問が２点あります」や「３点ご回答をお願いします」などの記載があれば受け取った相手にわかりやすいです。

また、「１．日時：〇〇〇」といった具合で用件を箇条書きにし付番するのもわかりやすいと思います。

言葉の意味も考えて使う

若手技術者とメールのやりとりのなかで、「老婆心ながらお伝えしておきます～云々～」と送ったところ「老婆だなんてとんでもないです！」と返信いただいたことがありました･･･。とくにたとえ言葉は難しいものですが、その言葉の意味をあまり深く考えずに多用してしまう方も多いのではないでしょうか。

たとえば「以下のとおり下記に記します。云々～」などです。どんだけ下を見れば良いんだよっとツッコミたくなっちゃいます。ちなみに、「以（もっ）て下」という意味が以下で、これより下に書いてあることをさすのですぐに本題を書きます。一方、下記は「記の下」なので【記】と記載してから下に本題を箇条書きします。

箇条書きや括弧（かっこ）書きで見やすく

一文のなかにアレコレ用件を盛り込むのではなく、用件ごとに箇条書きにしたほうがわかりやすいですよね。メールはスマホで確認する場合もあるので、箇条書きだと目線の追いやすさもあります。

さらに括弧（かっこ）書きすることで読む側の注意をひくこともできます。【重要】や【必ずご持参ください】とあれば大事なことだと認識できます。

職務経歴書の書き方にも通じるところがあります

わかりやすいメールを作ることは、わかりやすい職務経歴書を作ることにも通じるところがあるんです。経験業務をプロジェクトごとに枠組みし、業務詳細を箇条書きにしてみたり、自己PR欄では「即戦力として活躍できると考えるポイントは３つあります。」などとして「【海外工場立ち上げの経験】」といった具合で記載していくことで、より伝わりやすい内容にできますよ。